Коротко: хороший список дел на день короткий и конкретный. Сначала выгрузите из головы всё, что висит, потом выберите 1-3 главных дела, сформулируйте каждое как действие («позвонить в банк про карту», а не «банк»), добавьте мелочи и оставьте запас времени. Само составление плана снимает часть напряжения: исследования показывают, что записанный план перестаёт «зудеть» в голове. А всё, что не влезло в сегодня, переезжает в общий список с датой.
Зачем вообще записывать дела
Несделанные дела занимают голову: мы то и дело вспоминаем о них в самый неподходящий момент. Э. Дж. Масикампо и Рой Баумайстер (2011) показали, что эта навязчивость ослабевает, когда у человека появляется конкретный план, что и когда он сделает. Дело ещё не сделано, но мозг перестаёт напоминать о нём каждые пять минут. Поэтому список дел нужен не только чтобы ничего не забыть, но и чтобы освободить внимание для работы.
7 правил хорошего списка
Сначала выгрузите всё. Выпишите всё, что крутится в голове: рабочее, домашнее, мелочи. Сортировать будете потом.
Выберите 1-3 главных дела. Это то, что вы обязательно сделаете сегодня, даже если остальное не успеете. Если главных дел десять, главного нет.
Формулируйте задачи действием. Не «отчёт», а «собрать цифры за сентябрь для отчёта». Задача с глаголом в начале понятнее и меньше пугает.
Дробите большое. Если задача больше чем на 2 часа, разбейте её на шаги. В список на день идёт только ближайший шаг.
Оценивайте время с запасом. Роджер Бюлер, Дейл Гриффин и Майкл Росс (1994) описали «ошибку планирования»: люди стабильно недооценивают, сколько займут их задачи, даже когда помнят, что в прошлый раз не уложились. Закладывайте в полтора раза больше.
Оставьте пустое место. Планируйте не больше 60-70% дня: остальное съедят звонки, дорога и неожиданности.
Решите «когда». Для главных дел назначьте конкретное время или привязку: «после обеда сажусь за презентацию». Петер Голлвитцер и Пашал Ширан (2006) в метаанализе почти сотни исследований показали, что такие планы «если, то» заметно повышают шансы выполнить задуманное.
Шаблон списка дел на день
Блок
Что сюда
Сколько
Главное
дела, ради которых день прожит не зря
1-3
Мелочи
звонки, письма, оплаты, покупки
3-7
Привычки
спорт, вода, прогулка, чтение
1-3
Если останется время
приятное или «на будущее»
1-2
Частые ошибки
Список на 25 пунктов. Он гарантирует чувство провала вечером. Лучше 7 выполненных дел, чем 25 начатых.
Задачи без глагола. «Мама», «налоги», «сайт» непонятно, с чего начать, поэтому такие задачи откладываются.
Одни мелочи. Легко весь день закрывать мелкие пункты и не дойти до главного. Начинайте день с главного дела, пока есть силы.
Перенос одного и того же неделями. Если дело переезжает в третий раз, спросите себя: оно правда нужно? Может, его надо разбить на шаги или удалить.
Как составлять список в Списке Задач
В Списке Задач удобно держать один общий список и каждый день выбирать из него дела на сегодня:
новые дела добавляйте сразу, как вспомнили, во «Входящие»;
утром выберите 1-3 главных и поставьте им высокий приоритет и срок «сегодня»;
мелочам ставьте срок без высокого приоритета;
важное закрепите, чтобы оно было наверху;
для привычек используйте повтор: каждый день или каждую неделю;
вечером посмотрите раздел «Сегодня» и перенесите несделанное на конкретную дату, а не «куда-нибудь».
Ориентир: 1-3 главных дела и до 5-7 мелочей. Если список длиннее, часть дел почти наверняка переедет на завтра, и лучше сразу назначить им другую дату.
Когда лучше составлять список дел: вечером или утром?
Можно и так, и так. Вечером удобно «закрыть» день и выгрузить мысли перед сном, утром удобно уточнить план с учётом сил и новостей. Главное, чтобы к началу работы список уже был.
Что делать с делами, которые не успел?
Не переносить автоматически на завтра. Посмотрите на каждое: назначьте реальную дату, разбейте на шаги, передайте кому-то или удалите, если оно уже не нужно.