Коротко: план дня по часам работает, если планировать не задачи поминутно, а блоки времени: 1-2 блока для главных дел, блоки для мелочей, перерывы и запас на неожиданное. Самое трудное дело ставьте на часы, когда у вас больше всего сил, а мелочи собирайте в один блок. Занимайте планом не больше 60-70% дня: люди почти всегда недооценивают, сколько займут задачи. Вечером 5 минут на разбор: что сделано, что переносится и на какую дату.
Список дел и план дня: в чём разница
Список отвечает на вопрос «что сделать», план на вопрос «когда». Список из десяти дел без времени легко превращается в день, где сделаны девять мелочей и не сделано главное. План по часам защищает главное: у него есть своё время, как у встречи.
Как спланировать день: 6 шагов
Посмотрите на жёсткие рамки. Встречи, дорога, забрать ребёнка, обед. Это то, что уже стоит в календаре и не двигается.
Выберите 1-3 главных дела из общего списка. Как отличить главное от срочного, рассказываем в статье матрица Эйзенхауэра.
Поставьте главное на лучшее время. У большинства это первые часы работы, у некоторых вечер. Отдайте этому времени самое трудное и важное.
Соберите мелочи в блоки. Письма, звонки, оплаты лучше делать пачкой по 30-60 минут, чем вразнобой весь день. Джошуа Рубинштейн и коллеги (2001) показали, что каждое переключение между задачами стоит времени, и чем чаще мы прыгаем, тем больше теряем.
Добавьте перерывы и запас. Роджер Бюлер с коллегами (1994) описали «ошибку планирования»: мы недооцениваем время на задачи даже тогда, когда знаем, что раньше не укладывались. Оставьте 30-40% дня свободными.
Решите, что делать, если план сорвётся. Заранее: «если утро съедят встречи, главное дело переезжает на 16:00». Петер Голлвитцер и Пашал Ширан (2006) показали, что такие планы «если, то» помогают выполнять задуманное.
Пример плана дня
Время
Блок
Что делаю
9:00-9:15
старт
смотрю список, уточняю 3 главных дела
9:15-11:15
главное дело
пишу раздел отчёта, телефон в другой комнате
11:15-11:30
перерыв
вода, пройтись
11:30-12:30
мелочи
почта, звонки, оплаты
12:30-13:30
обед
без экрана
13:30-15:00
встречи
созвоны по графику
15:00-16:00
второе главное
презентация для клиента
16:00-17:30
запас
доделать, разобрать неожиданное
17:30-17:40
разбор
переношу несделанное на даты
Если хотите работать отрезками внутри блоков, попробуйте метод помидора.
Почему планы рушатся
План на 100% дня. Первое же опоздание или срочный звонок сдвигает всё, и к обеду план теряет смысл.
Нет места главному. День заполнен встречами и мелочами, а главное стоит «в свободное время», которого не будет.
Слишком мелкая нарезка. Расписание по 10 минут выглядит красиво, но не выдерживает столкновения с реальностью.
Нет вечернего разбора. Несделанное просто исчезает или висит упрёком. Пять минут вечером возвращают контроль.
Нет отдыха. Без перерывов к середине дня падает и скорость, и качество.
Как планировать день в Списке Задач
В Списке Задач у каждой задачи есть срок с датой и временем и напоминание. Удобная схема:
утром выберите главные дела и поставьте им высокий приоритет и время, когда вы ими займётесь;
напоминание на это время подскажет, что пора переключиться;
мелочи соберите в отдельную папку или с одним тегом, чтобы закрыть их одним блоком;
регулярные дела вроде «разбор почты» сделайте повторяющимися;
вечером откройте «Сегодня» и «Просрочено» и перенесите несделанное на конкретные даты.
Планируйте блоками, а не поминутно: 1-2 блока для главных дел в часы, когда больше сил, блоки для мелочей, обед, перерывы и 30-40% запаса. Вечером разберите, что сделано, и перенесите остальное на даты.
Что делать, если план дня постоянно срывается?
Уменьшите план: оставьте меньше задач и больше запаса. Посмотрите, что именно срывает день, и заранее решите, что будет с главным делом, если это повторится.
Нужно ли планировать выходные?
Не по часам. Достаточно одного-двух дел, которые вы хотите сделать, и одного приятного плана. Остальное время оставьте свободным: отдых тоже нуждается в месте.